© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 46 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2024 CHOIX DES FOURNISSEURS À l’image de ce qui doit être fait pour les clients, l’entreprise doit disposer d’un fichier « fournisseurs » qui recense les adresses, les personnes à contacter, les conditions de vente et modes de règlement. Toute commande doit être matérialisée par un bon de commande ou par tout autre moyen (lettre, mail, fax...). Les commandes effectuées par téléphone doivent être confirmées par un écrit. Ces documents doivent être archivés. RÉCEPTION DES COMMANDES À la réception de la commande, il faut vérifier la conformité entre le bon de livraison et la livraison. En cas de désaccord (ex : quantité livrée ou état de la marchandise), il faut faire immédiatement une réserve écrite sur le bon de livraison ou bien une réclamation écrite à votre fournisseur. Les marchandises qui arrivent dans l’entreprise doivent être accompagnées d’un bon de livraison. Ceux-ci sont classés en attente de la facture. CLASSEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS Cela regroupe principalement les factures : • D’achats de marchandises (revendues en l’état), • De matières premières (destinées à la fabrication d’un produit) ou de sous-traitance, • D ’immobilisations (biens durables dont l’entreprise est propriétaire et qui ne sont pas destinés à être revendus), • De ce que l’on appelle communément les « frais généraux » (EDF, fournitures de bureau, loyers, assurances, honoraires, publicité, hôtels, voyages, restaurants, téléphone…), sauf en cas de traitement séparé d’un remboursement par établissement d’une note de frais. Comptabilité 17 Ce qu’il faut savoir : Il est important de tenir un fichier « fournisseurs », d’utiliser des bons de commande et des bons de livraison, de vérifier les factures, de reporter les factures fournisseurs sur un échéancier, de suivre périodiquement les avoirs fournisseurs, de contrôler les frais généraux et de vérifier le classement des factures. LES ACHATS / FOURNISSEURS
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