© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 47 2024 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE À la réception de la facture, un numéro d’ordre interne (exemple : 04/09 pour 4ème pièce du mois de septembre) est porté sur le premier exemplaire par la secrétaire. Un numéro suivant la même nomenclature est attribué à chaque exemplaire reçu (cette référence interne établit un lien précis entre les pièces et l’enregistrement comptable). VÉRIFICATION DES FACTURES Il faut vérifier la facture en la comparant avec le bon de commande et le bon de livraison. La facture est déclarée bonne à payer après vérification. Vous ne devez effectuer un règlement qu’au vu de l’original. La date et le mode de règlement doivent être impérativement portés sur la facture. Il faut rester vigilant à tout changement de coordonnées bancaires et/ou au numéro d’identification à la TVA. LES RETOURS SUR ACHATS Les retours sur achats donnent lieu à la réception d’un avoir qui doit être classé selon son numéro d’ordre interne. Ce document doit suivre la même méthode de comptabilisation, de classement, et de numérotation que les factures (hormis la mention « avoir » qui doit figurer distinctement sur le document). ATTENTION Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir leurs factures d'achat dématérialisées dès le 1er septembre 2026. LES FRAIS GÉNÉRAUX Une organisation similaire doit être mise en place, afin de répondre aux objectifs suivants : contrôle de la livraison ou de la prestation, contrôle de la facture et du règlement. Pour les frais engagés et décaissés personnellement, il faut dresser un état récapitulatif mensuel afin de n’enregistrer qu’un règlement global à titre de remboursement (y joindre les justificatifs). En aucun cas le ticket de carte de crédit ne vaut facture ou pièce justificative.
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