© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 48 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2024 FICHIERS CLIENTS L’entreprise peut, le cas échéant, disposer de 2 fichiers : • Un fichier « articles » qui recensera tous les articles (marchandises ou produits) proposés par l’entreprise avec leur prix, leur référence, leur conditionnement. Une mise à jour régulière est impérative, • Un fichier « clients » qui recensera tous les clients avec leurs adresses, le nom de l’interlocuteur, conditions de vente, le crédit accordé, le mode de règlement. RÉCEPTION DES COMMANDES CLIENTS Les commandes parviennent à l’entreprise par les moyens suivants : • Écrites, reçues par courrier, par mail ou par fax, • Téléphoniques, • Prises par les représentants et commerciaux le cas échéant. Dès réception, les commandes doivent être transmises au responsable qui étudie les conditions de prix, de règlement, de livraison et de crédit du client. Selon la nécessité de l’activité, un document récapitulatif (bon de commande ou bon de livraison), comportant les renseignements suivants doit être établi : • Nom et adresse du client, • Adresse de livraison, • Désignation du représentant, • Désignation exacte des produits commandés, • Délais de livraison, • Quantités commandées, • Prix unitaires, • Conditions de paiement. CLASSEMENT DES FACTURES CLIENTS Les ventes, en fonction de la législation commerciale,doivent, ou non, donner lieu à l’établissement d’une facture. Par exemple, un commerçant n’a pas l’obligation d’établir une facture lorsqu’il vend de la nourriture à un particulier. En revanche, une entreprise qui vend des marchandises à d’autres entreprises a l’obligation d’établir une facture. Les ventes sont organisées et comptabilisées différemment dans les 2 cas. Comptabilité 18 Ce qu’il faut savoir : Il est important de tenir un fichier « clients », d’utiliser éventuellement et en fonction de l’activité des bons de commande et des bons de livraison, d’établir rapidement les factures, de tenir un échéancier des règlements à recevoir et de suivre le respect des échéanciers. LES VENTES / CLIENTS
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