© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 48 Le Guide social de l'employeur 2024 LE PRINCIPE DES FRAIS PROFESSIONNELS Les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise doivent lui être remboursés. Ils sont exonérés de cotisations sociales s’ils répondent aux conditions requises : • A voir la nature de frais professionnel, • Être appuyés de justifications suffisantes pour établir la réalité et le montant de la dépense, • N e pas être d'un niveau exagéré. L’employeur fixe les modalités de justification et de remboursement des frais professionnels. L’ÉVALUATION DES FRAIS PROFESSIONNELS L’indemnisation des frais professionnels est effectuée : • S oit par le remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié sur fourniture de justificatifs, • S oit par le versement d’allocations forfaitaires. L’administration fixe le montant des indemnités forfaitaires pour différentes catégories de frais professionnels. Si l’allocation versée par l’employeur est inférieure au barème de l’administration, elle est réputée avoir été utilisée conformément à son objet et est exclue des cotisations sociales. Si l’allocation versée par l’employeur est supérieure au barème de l’administration, l’intégralité de l’allocation versée ne pourra être exonérée de cotisations sociales que si l’employeur fournit les justificatifs. A contrario, le différentiel devra être réintégré dans l’assiette des cotisations dans le cas où la situation de frais professionnels est établie mais que l’employeur ne fournit pas de justificatifs. Pour les mandataires sociaux l’indemnisation des frais professionnels ne peut être effectuée que sur la base des dépenses réellement engagées. LA DÉDUCTION FORFAITAIRE SPÉCIFIQUE POUR FRAIS PROFESSIONNELS (DFS) Certaines professions bénéficient d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels qui permet de réduire l’assiette des cotisations sociales (ouvriers du bâtiment, VRP, journalistes…). Toutefois, son application est désormais subordonnée au fait que le salarié concerné supporte LES FRAIS PROFESSIONNELS 23 Ce qu’il faut savoir : Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions. Les frais professionnels sont exclus de l’assiette des cotisations sociales s’ils sont justifiés.
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