EMBAUCHE CONTRAT DE TRAVAIL RÉMUNÉRATION OUTILS PRATIQUES LE GUIDE SOCIAL DE L'EMPLOYEUR 2024
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© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 3 2024 Le Guide social de l'employeur L’EMBAUCHE 1 L’embauche d’un salarié 4 2 L’embauche d’un salarié étranger 6 3 La convention collective 8 4 L’accord d’entreprise 10 5 Les principaux registres et documents obligatoires 12 6 Les principaux affichages obligatoires 14 7 Le règlement intérieur 16 8 Le comité social et économique 18 LE CONTRAT DE TRAVAIL 9 Le contrat à durée déterminée 20 10 Le contrat à temps partiel 22 11 Le contrat d’apprentissage 24 12 Le contrat de professionnalisation 26 13 La période d’essai 28 LA DURÉE DU TRAVAIL 14 La durée du travail 30 15 La durée du travail des jeunes de moins de 18 ans 32 16 Les conventions de forfait 34 17 Le contrôle de la durée du travail 36 18 Le travail du dimanche 38 LA RÉMUNÉRATION 19 Les avantages sociaux 40 20 La participation aux frais de transport 42 21 La prévoyance complémentaire 44 22 Les avantages en nature 46 23 Les frais professionnels 48 24 L’épargne salariale 50 25 La prime de partage de la valeur 52 L’ÉXECUTION DU CONTRAT DE TRAVAIL 26 La maladie et l'accident du travail 54 27 La maternité, la paternité et autres congés familiaux 56 28 Les congés payés 58 29 Les jours fériés 60 30 La formation professionnelle 62 31 La prévention des risques professionnels 64 32 Le document unique d'évaluation des risques professionnels 66 33 Le télétravail 68 34 Le travail à l’étranger 70 LA RUPTURE DU CONTRAT DE TRAVAIL 35 La rupture du contrat de travail à durée indéterminée 72 36 Le départ ou la mise à la retraite 74 LES AUTRES FORMES D’ACTIVITÉS 37 Le cumul emploi- retraite 76 38 Les stages en milieu professionnel 78 OUTILS PRATIQUES Le contrôle URSSAF 80 Questions / Réponses sur le prélèvement à la source 82 Mémo gestion du personnel 84 Délais de conservation des documents sociaux 86 Les sites utiles 87 Index 88 À jour au 30 avril 2024 New
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 4 Le Guide social de l'employeur 2024 LA DÉCLARATION PRÉALABLE À L’EMBAUCHE DPAE Formalité très importante pour les employeurs, la Déclaration Préalable à l’Embauche doit être envoyée à l’URSSAF (ou à la MSA), en principe par voie électronique, avant l’embauche de tout salarié. En cas de première embauche, une déclaration préalable doit être faite à l’inspecteur du travail. Le défaut d’établissement de la DPAE est sanctionné par une amende de 5ème classe (montant page 85) et une pénalité égale à 300 fois le minimum garanti (1 245 € au 1er janvier 2024). Il peut également être sanctionné au titre du travail dissimulé. L’EMPLOI DES SALARIÉS ÉTRANGERS Lorsque le futur salarié est de nationalité étrangère (hors UE, EEE et Suisse), il convient de vérifier avant l’embauche que l’intéressé possède une autorisation de travail en cours de validité (se reporter à la Fiche 2). Assurez-vous, lors de l’entretien d’embauche, que vous avez tous les éléments nécessaires pour effectuer les formalités préalables à l’embauche. L’ÉTABLISSEMENT DU CONTRAT DE TRAVAIL Le contrat de travail fixe les éléments essentiels de la relation contractuelle entre l’employeur et le salarié. Son formalisme est dans certains cas réglementé. Contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée, contrat à temps partiel, contrat en alternance, contrat aidé... les possibilités sont variées ! Interrogez-nous, préalablement à l’embauche, sur le choix du contrat le mieux adapté. Interrogez-vous, avant l’embauche, sur les aides possibles (État, France Travail, Régions...). L’AFFILIATION DU SALARIÉ AUX CAISSES DE RETRAITE, DE PRÉVOYANCE ET DE MUTUELLE Vérifier les obligations en la matière applicables au statut du salarié (convention collective, accord de branche, accord d’entreprise...). L'EMBAUCHE D'UN SALARIÉ 1 Ce qu’il faut savoir : Le recrutement d’un salarié entraîne pour l’employeur un certain nombre de formalités obligatoires à accomplir. Le non-respect de certaines d’entre elles fait encourir à l’employeur des sanctions pénales pour travail illégal. Sanction Information Conseil
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 5 2024 Le Guide social de l'employeur Assurez-vous que les salariés ont adhéré individuellement aux contrats collectifs. Pour la mutuelle, dans certains cas autorisés, les salariés peuvent demander une dispense d’affiliation. LA VISITE MÉDICALE D’EMBAUCHE Il s’agit soit : • D’une visite d’information et de prévention, pour les salariés non soumis à des risques particuliers. Elle doit être effectuée dans les 3 mois à compter de la prise effective du poste de travail, • D’une visite médicale d’aptitude préalable à l’embauche pour les salariés affectés à un poste présentant des risques particuliers. Il est important de s’assurer que le centre de médecine du travail pourra recevoir le nouveau salarié dans les délais. Interrogez-nous, sur les cas particuliers et les cas de dispenses éventuels. LE REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL Tout employeur doit tenir un registre unique du personnel, dans chaque établissement où des salariés sont employés. Il doit comporter des mentions obligatoires concernant notamment l’identification des salariés, l’emploi et la qualification, les dates d’embauche et de départ, le type de contrat de travail du salarié... Il doit être mis à jour à chaque survenance ou modification d’un événement à mentionner. Le défaut de tenue du registre unique du personnel est passible d’une amende de 4ème classe, (montant page 85). LES INFORMATIONS À TRANSMETTRE AU SALARIÉ Depuis le 1er novembre 2023, l’employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail. Quatorze informations minimales sont listées. Certaines sont intégrées dans le contrat de travail, d’autres peuvent l’être dans une annexe au contrat, voir un livret d’accueil. Certains éléments sont à transmettre le 7ème jour calendaire à compter de la date d’embauche. Il s’agit principalement de ceux à intégrer dans le contrat de travail (identité des parties, intitulé du poste, période d’essai, rémunération, durée du travail...). Il est donc indispensable de s’assurer que le contrat de travail comporte bien ces informations et qu’il soit transmis au salarié dans les 7 jours de l’embauche et signé par les deux parties. D’autres éléments sont à transmettre dans le mois qui suit l’embauche, ils concernent principalement : la formation, les congés payés, les procédures de rupture du contrat de travail, la convention collective, la protection sociale… Selon les informations, la communication doit se faire par mention expresse sur un document transmis au salarié ou par renvoi aux dispositions législatives, réglementaires et conventionnelles. Interrogez-nous certaines informations complémentaires sont à transmettre au salarié appelé à travailler à l’étranger. Le salarié qui n’a pas reçu les informations obligatoires dans les délais doit mettre en demeure son employeur de les lui communiquer. L’employeur dispose de 7 jours calendaires, pour répondre à la demande. LES DOCUMENTS À REMETTRE AUX SALARIÉS Document reproduisant les informations contenues dans la déclaration préalable à l’embauche. Notice d’information sur les accords collectifs applicables. Notice d’information complète sur les garanties prévues par les contrats de prévoyance et de mutuelle et leurs modalités d’application. Livret sur les dispositifs d’épargne salariale existant dans l’entreprise. Le salarié doit également être informé sur son droit à un entretien professionnel tous les 2 ans (ou selon la périodicité prévue par accord collectif). Pour faciliter l'intégration du nouveau salarié, l'entreprise peut lui remettre un livret d'accueil.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 6 Le Guide social de l'employeur 2024 ÉTRANGER RESSORTISSANT DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN L’accès à l’emploi en France est libre, aucune autorisation de travail n’est nécessaire pour les pays suivants : • Allemagne, Autriche, Belgique, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Finlande, Grèce, Irlande, Italie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Portugal, Suède, Islande, Liechtenstein, Norvège, Suisse, Estonie, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Slovaquie, Pologne, République Tchèque, Slovénie, Roumanie et Bulgarie. L’employeur qui souhaite recruter un ressortissant de l’un de ces États doit seulement vérifier la nationalité du candidat avec la production d’un document d’identité. ÉTRANGER NON RESSORTISSANT DE L’UNION EUROPÉENNE Soit l’employeur embauche un étranger séjournant régulièrement en France : • I l doit alors s’assurer que ce salarié étranger possède une autorisation de travail lui permettant d’occuper l’emploi qui lui est proposé. Soit l’employeur fait venir un étranger qui ne réside pas sur le territoire français : • I l doit alors déposer une demande d’introduction de travailleur étranger auprès de la Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS). Interrogez-nous, sur la liste et les caractéristiques des titres autorisant à travailler. Certains titres de séjour ouvrent automatiquement droit au travail. LA PROCÉDURE D’INTRODUCTION Lorsqu’un employeur souhaite recruter un étranger qui n’est pas encore sur le territoire français il doit effectuer les démarches auprès de l’administration pour obtenir l’autorisation de travail. L’administration vérifie notamment qu’il n’existe pas de demandeur d’emploi pouvant être embauché par l’employeur. Les autorisations de travail délivrées dans le cadre de la procédure d’introduction donne lieu au paiement d’une taxe à la Direction générale des Finances publiques. Interrogez-nous, sur les différentes étapes de la procédure d’introduction. Jusqu’au 31/12/2026 un dispositif temporaire de régularisation des travailleurs étrangers en situation irrégulière employés dans des métiers en tension est mis en place. La demande est à la seule initiative du travailleur étranger. L'EMBAUCHE D'UN SALARIÉ ÉTRANGER 2 Ce qu’il faut savoir : Lors de l’embauche d’un salarié étranger, tout employeur doit, en plus des formalités d’embauche applicables à tous les salariés, vérifier que l’intéressé est en possession d’un titre l’autorisant à exercer une activité salariée en France et s’assurer de la validité de ce document. Les salariés étrangers en situation régulière doivent bénéficier des mêmes droits que les salariés français.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 7 2024 Le Guide social de l'employeur LES VÉRIFICATIONS À LA CHARGE DE L’EMPLOYEUR Il est interdit d’engager, directement ou indirectement, ou de conserver à son service un étranger non muni d’un titre l’autorisant à travailler ou un étranger ayant une autorisation de travail dans une catégorie professionnelle, une profession ou une zone géographique autres que celles qui sont mentionnées sur son titre. L’employeur doit vérifier : • La nationalité du salarié, • Le contenu de l’autorisation de travail : activités permises, zones géographiques autorisées, • La réalité de l’existence du titre de travail (sauf si l’étranger est inscrit sur la liste des demandeurs d’emploi tenue par France Travail). L’employeur a l’obligation d’adresser, 2 jours ouvrables avant la date d’effet de l’embauche, au préfet du département du lieu d’embauche, en LR AR ou courrier électronique, une copie du titre produit par le travailleur étranger, pour authentification. Le préfet notifie sa réponse dans un délai de 2 jours ouvrables à compter de la réception de la demande. Il est également nécessaire de s'assurer du renouvellement des autorisations de travail. En cas de non-renouvellement l'employeur doit rompre le contrat, cette rupture constitue un licenciement. Toute infraction à l’embauche d’un salarié étranger est passible de 5 ans d’emprisonnement et de 30 000 € d’amende et du versement d’une amende administrative au plus égale à 5 000 fois le minimum garanti (soit 20 750 € au 1er janvier 2024). L’EMPLOI DES TRAVAILLEURS ÉTRANGERS Tout salarié étranger a les mêmes droits que les travailleurs français au regard des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles. L’employeur doit indiquer sur le registre du personnel, le type et le numéro d’ordre de l’autorisation de travail. La copie du titre doit être annexée au registre. Le contrat de travail peut être traduit à la demande du salarié étranger. Seul le texte traduit peut être invoqué contre ce salarié. Les salariés qui justifient de contraintes géographiques peuvent prendre d’affilée 5 semaines de congés payés. Le travailleur étranger licencié pour situation irrégulière aura droit à une indemnité forfaitaire égale à 3 mois de salaire, ou les indemnités de rupture légales ou conventionnelles si elles sont plus favorables. Interrogez-nous, le plan de développement des compétences de l’entreprise peut inclure des formations à destination des salariés étrangers leur permettant d’atteindre un niveau minimal en français.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 8 Le Guide social de l'employeur 2024 L’APPLICATION D’UNE CONVENTION COLLECTIVE Tout employeur a l’obligation d’appliquer la convention collective correspondant à l’activité principale de l’entreprise, si cette convention a été étendue. Si la convention collective n’a pas été étendue (publiée au Journal officiel), elle n’est applicable que si l’employeur est affilié à l’une des organisations patronales signataires. Le code NAF de l’entreprise est une simple présomption pour déterminer la convention collective applicable. La convention collective applicable est également fonction du lieu d’implantation de l’entreprise, en effet son champ d’application peut être national, régional ou local. Interrogez-nous, sur la convention collective applicable en cas d’activités multiples. Attention en cas de changement d’activité (fusion, cession...), à vérifier les incidences sur la détermination de la convention collective applicable. LES BÉNÉFICIAIRES La convention collective s’applique à tous les salariés de l’entreprise. L’application est immédiate, automatique et impérative dès l’entrée en vigueur du texte conventionnel. Certaines professions telles que les VRP ou les journalistes, ne bénéficient pas de la convention collective à laquelle leur employeur est assujetti, mais sont soumis à des conventions de métier. Interrogez-nous, sur la possibilité de faire une application volontaire d’une convention collective. LA CONVENTION COLLECTIVE 3 Ce qu’il faut savoir : La convention collective est un accord conclu entre les organisations représentatives des salariés et des employeurs d’une branche professionnelle. Elle traite des conditions d’emploi, de travail et de formation professionnelle des salariés ainsi que de leurs garanties sociales. Tout employeur doit s’interroger sur la convention collective qui est applicable à son entreprise et prendre connaissance de ses différentes dispositions. Le contrat de travail et le bulletin de paie doivent être établis en se référant à la convention collective.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 9 2024 Le Guide social de l'employeur LE CONTENU La convention collective adapte les dispositions du Code du travail aux situations particulières du secteur d’activité concerné. Elle comporte généralement des dispositions relatives aux : • Classifications, périodes d’essai, préavis, indemnités de rupture..., • D urées du travail : organisation, heures supplémentaires, conventions de forfait, temps partiel…, • Rémunérations : salaires minimaux, primes d’ancienneté, 13ème mois, prime de vacances…, • A bsences : congés payés, maladie, maternité, accident du travail, événements familiaux…, • Retraite et prévoyance... La convention collective comporte en principe des mesures plus favorables que la loi. Malgré tout elle peut déroger, dans un sens défavorable aux salariés, à certaines dispositions légales lorsque celles-ci le permettent. De même, dans certains domaines, un accord d’entreprise peut déroger à un accord de branche, même dans un sens moins favorable pour le salarié. Par contre, les clauses du contrat de travail moins favorables que la convention collective sont inapplicables. Interrogez-nous, il faut toujours comparer les dispositions de la convention collective et celles du Code du travail pour vérifier celles qui sont applicables. En cas de non application d’une disposition de la convention collective, le salarié peut demander des dommages et intérêts. L’INFORMATION DES SALARIÉS Dans le mois qui suit son embauche, le salarié est informé des conventions et accords collectifs applicables dans l’entreprise. Le bulletin de salaire doit indiquer la convention collective appliquée. L’employeur doit tenir à disposition du personnel, sur le lieu de travail, un exemplaire à jour de la convention collective. Un avis indiquant la convention collective applicable, le lieu de mise à disposition de celle-ci et les modalités de consultation par les salariés pendant le temps de présence dans l’entreprise, doit être communiqué aux salariés par tout moyen. Les entreprises ayant un intranet doivent mettre sur celui-ci un exemplaire à jour de la convention collective. Un exemplaire de la convention collective applicable doit être fourni aux délégués syndicaux et au comité social et économique. En cas d’absence d’information des salariés sur la convention collective applicable, l’entreprise est passible d’une amende de 4ème classe (montant page 85) et l’employeur ne peut invoquer la convention contre le salarié.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 10 Le Guide social de l'employeur 2024 LE PRINCIPE DE L’ACCORD COLLECTIF Tout employeur privé peut conclure un accord collectif d’entreprise sur le sujet de son choix. Par principe, l’accord d’entreprise ne peut déroger aux dispositions d’ordre public de la loi. Mais dans certains domaines, limitativement énumérés, un accord collectif d’entreprise peut déroger à la loi dans un sens défavorable au salarié. De plus, pour de nombreux thèmes, l’accord d’entreprise prime sur l’accord de branche. Il est donc possible de déroger à la branche pour mieux s’adapter à l’entreprise. À noter que de nombreux dispositifs ne peuvent être mis en œuvre que si un accord collectif le prévoit (forfait en jours, annualisation du temps de travail, travail de nuit…). Interrogez-nous sur l’articulation des textes dans les différents domaines afin de connaître les possibilités ouvertes à la négociation pour votre entreprise. LA NÉGOCIATION AVEC UN DÉLÉGUÉ SYNDICAL Les accords collectifs d’entreprise doivent en principe être signés avec les délégués syndicaux. Le délégué syndical ne peut être désigné que dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Pour que l’accord soit valable, les syndicats signataires doivent totaliser plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur des syndicats représentatifs au premier tour des dernières élections professionnelles. Interrogez-nous sur les possibilités de validation d’un accord qui ne serait pas majoritaire. LA NÉGOCIATION SANS DÉLÉGUÉ SYNDICAL • E ntreprises de moins de 11 salariés Dans ces entreprises, un accord collectif peut être mis en place par référendum. L’employeur propose un projet d’accord aux salariés, la validité de l’accord est subordonnée à sa ratification par les 2/3 des salariés. Le texte peut porter sur tout sujet ouvert à la négociation. Les entreprises de 11 à moins de 20 salariés sans représentant éludu personnel et sans délégué syndical, peuvent également recourir au référendum pour conclure un accord collectif. Certaines conventions collectives mettent à la disposition des entreprises de moins de 50 salariés des accords « clés en main ». L'ACCORD D'ENTREPRISE 4 Ce qu’il faut savoir : La négociation d’un accord collectif d’entreprise permet d’adapter certaines règles du droit du travail aux besoins de l’entreprise. Ainsi, dans un certain nombre de cas, l’accord d’entreprise permet de déroger aux dispositions prévues par la convention collective même dans un sens moins favorable pour les salariés. Un accord d’entreprise peut être conclu même dans une petite entreprise.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 11 2024 Le Guide social de l'employeur • Entreprises de 11 à moins de 50 salariés Dans ces entreprises, la négociation et la conclusion d’un accord peut se faire au choix, avec : • U n élu du CSE mandaté par une organisation syndicale représentative, • Un élu du CSE non mandaté, • U n salarié mandaté par une organisation syndicale représentative. L’accord peut porter sur tous les thèmes ouverts à la négociation. Pour être mandaté, un élu ou un salarié non élu doit prendre contact avec une organisation syndicale représentative dans la branche ou à défaut au niveau national et interprofessionnel. Si l’accord est négocié avec des élus, mandatés ou non, il doit être signé par des élus représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles, pour être valide. Si l’accord est conclu avec un salarié mandaté, il doit être approuvé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés, pour être applicable. Un vote doit être organisé dans les 2 mois suivant la signature de l’accord. Attention de bien vérifier la représentativité de l’organisation syndicale qui mandate, ainsi que le contenu du mandat qui doit correspondre à l’objet de la négociation. • E ntreprises d’au moins 50 salariés Dans ce cas l’entreprise doit négocier en priorité avec un élu du CSE. En l’absence d’élu mandaté, la négociation se fait avec un élu non mandaté. Pour être valable l’accord doit être signé par des élus représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections. Dans ce cadre, la négociation ne peut porter que sur les mesures dont la mise en œuvre est subordonnée par la loi à un accord collectif. En l’absence d’élu ou si aucun élu ne s’est manifesté pour négocier, l’employeur pourra négocier avec un salarié mandaté. L’accord signé avec un élu mandaté ou un salarié mandaté peut porter sur tous les thèmes ouverts à la négociation. Il devra être approuvé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés. Un vote devra être organisé dans les 2 mois suivant la signature de l’accord. Lorsque l’entreprise n’a pas d’élu et négocie avec un salarié mandaté, elle doit justifier d’un PV de carence. LA DURÉE DE L’ACCORD L’accord d’entreprise doit préciser sa durée : déterminée ou indéterminée. En l’absence de clause relative à la durée, l’accord est censé avoir été conclu pour une durée déterminée de 5 ans. LE DÉPÔT ET LA PUBLICITÉ L’accord doit être déposé auprès de l’administration, par le représentant légal de l’entreprise, sous forme dématérialisée (plateforme « TéléAccords »). Les accords collectifs sont intégrés à une base de donnée nationale consultable sur Internet (Légifrance). Les parties signataires peuvent, sous certaines conditions, s’opposer à la publication d’une partie de l’accord. Les accords sur la durée du travail, le repos et les congés doivent être transmis à la commission permanente de négociation et d’interprétation de la branche. Un exemplaire de l’accord est également déposé au greffe du conseil de prud’hommes du lieu de conclusion. En principe, les accords collectifs s’appliquent à partir du jour suivant leur dépôt. Interrogez-nous sur les modalités de dépôt et les pièces à joindre. LA NÉGOCIATION SANS DÉLÉGUÉ SYNDICAL
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 12 Le Guide social de l'employeur 2024 LE REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL Il mentionne, par ordre chronologique des embauches, toute personne travaillant dans l’entreprise (salarié, intérim, mise à disposition, stagiaire, ...). Il doit comporter des mentions obligatoires concernant notamment l’identification des salariés, l’emploi et la qualification, les dates d’embauche et de départ, le type de contrat de travail du salarié, la nature et le numéro du titre de travail des travailleurs étrangers... Il doit être tenu à la disposition : du comité social et économique, de l’inspecteur du travail, des agents de la sécurité sociale. Il doit être conservé au sein de chaque établissement. Le défaut de tenue du registre unique du personnel est passible d’une amende de 4ème classe (montant page 85), appliquée autant de fois que de salariés concernés. Pour la tenue du registre unique du personnel, l'employeur peut recourir à des moyens informatiques si des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues. Préalablement le CSE doit être consulté. LE DOCUMENT UNIQUE D’ÉVALUATION DES RISQUES PROFESSIONNELS (DUERP) Tout chef d’établissement doit évaluer les risques existants dans son entreprise : procédés de fabrication, équipements de travail, aménagement des lieux de travail… Les résultats de cette évaluation doivent être formalisés dans le document unique d’évaluation des risques professionnels. Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le DUERP doit également consigner les actions de prévention définies par l'entreprise (se reporter à la Fiche 31). LE REGISTRE DES CONTRÔLES EN MATIÈRE D’HYGIÈNE ET SÉCURITÉ Les attestations, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge de l’employeur au titre de l’hygiène et de la sécurité du travail doivent être conservés pendant 5 ans. Il en est de même pour les observations et mises en demeure notifiées par l’inspection du travail et relatives à des questions d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques. Ces éléments peuvent être réunis dans un registre unique. En tout état de cause, les documents des 2 derniers contrôles ou vérifications doivent être conservés. Toute infraction à la tenue de ce registre est passible d’une amende de 4ème classe (montant page 85). LES PRINCIPAUX REGISTRES ET DOCUMENTS OBLIGATOIRES 5 Ce qu’il faut savoir : Tout employeur quels que soient son effectif et son activité est tenu d’établir et de conserver un certain nombre de registres et documents obligatoires.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 13 2024 Le Guide social de l'employeur LE REGISTRE DE LA DÉLÉGATION DU PERSONNEL DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE Il regroupe les demandes des membres de la délégation du personnel du comité social et économique et les réponses motivées de l’employeur (entreprises de moins de 50 salariés). Toute infraction à la tenue de ce registre est passible d’une amende de 7 500 € (délit d’entrave au fonctionnement du CSE). LE DOUBLE DES BULLETINS DE PAIE L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés pendant 5 ans. En cas de remise de bulletins de paie électroniques, l’employeur doit garantir au salarié leur disponibilité soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans. Le défaut de conservation des doubles des bulletins de paie est passible d'une amende de 3ème classe (montant page 85). LES FICHES DE SUIVI MÉDICAL DES SALARIÉS À conserver par l’entreprise. LE REGISTRE DES ALERTES EN MATIÈRE DE SANTÉ PUBLIQUE ET D’ENVIRONNEMENT Ce registre doit consigner les alertes des salariés et des représentants du personnel en cas de constat de l’utilisation par l’établissement de produits ou procédés de fabrication faisant peser un risque grave sur la santé publique ou l’environnement. Le salarié peut également recourir au dispositif de signalement ou de divulgation publique. LE SUIVI DU TEMPS DE TRAVAIL Tout chef d’établissement doit pouvoir justifier du temps de travail effectué par chaque salarié. Assurez-vous que vous disposez des outils nécessaires à ces suivis. LE REGISTRE DE REPOS HEBDOMADAIRE Ce registre doit être tenu quand le repos n'est pas donné collectivement pendant la journée entière du dimanche ou sous l'une des formes prévues par la loi. LES AUTRES REGISTRES ET DOCUMENTS OBLIGATOIRES D’autres registres ou documents peuvent être rendus obligatoires pour votre activité ou votre localisation (exemple : le registre de la liste des chantiers temporaires, registre des pourboires dans les HCR...). Interrogez-nous, pour connaître vos obligations en matière de registres obligatoires en fonction de votre activité. LES REGISTRES TENUS SUR SUPPORT INFORMATIQUE La collecte, le traitement, la conservation automatisés de données à caractère personnel, doivent être en conformité avec le « Règlement général sur la protection des données » (RGPD).
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 14 Le Guide social de l'employeur 2024 LES COORDONNÉES DE L’INSPECTEUR DU TRAVAIL Adresse, numéro de téléphone et nom de l’inspecteur compétent. LES COORDONNÉES DU MÉDECIN DU TRAVAIL ET DES SERVICES D’URGENCE Adresse, numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours. LA SIGNALISATION DES INSTALLATIONS DE PRÉVENTION ET DE LUTTE CONTRE LES INCENDIES LES CONSIGNES EN CAS D’ACCIDENT ÉLECTRIQUE Premiers soins à donner aux victimes. Assurez-vous que vous disposez d’un panneau d’affichage complet, lisible et accessible à tous les salariés. L’INTERDICTION DE FUMER ET DE VAPOTER Rappel du principe de l’interdiction de fumer et emplacements réservés. Rappel du principe de l’interdiction de vapoter. L’INFORMATION DES SALARIÉS SUR LES RISQUES POUR LEUR SANTÉ ET LEUR SÉCURITÉ Modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques et mesures de prévention identifiées. Le défaut d’information des salariés sur les risques pour leur santé et leur sécurité engage la responsabilité de l’employeur en cas d’accident. L’AVIS D’EXISTENCE DES ACCORDS COLLECTIFS * Intitulé des conventions et des accords collectifs de travail applicables. Lieux où les textes sont tenus à la disposition du personnel. Le défaut d’affichage ou d’information rend les accords inopposables aux salariés. LES PRINCIPAUX AFFICHAGES OBLIGATOIRES 6 Ce qu’il faut savoir : Dans tout établissement, un certain nombre d’informations doivent être portées à la connaissance des salariés, pour certaines par voie d’affichage, pour d’autres par tout moyen d’information (ces derniers sont signalés par une *).
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 15 2024 Le Guide social de l'employeur LA DURÉE DU TRAVAIL Horaires collectifs, cycle de travail, aménagement du temps de travail. LE REPOS HEBDOMADAIRE * Jours et heures du repos collectif lorsque le repos est donné à la totalité ou à une partie du personnel un autre jour que le dimanche. LE REPOS QUOTIDIEN Pour les salariés non soumis à l’horaire collectif. Assurez-vous que les éléments sur la durée du travail sont mis à jour. LES PÉRIODES DES CONGÉS PAYÉS ET L’ORDRE DES DÉPARTS EN CONGÉS * LA CAISSE DE CONGÉS PAYÉS (si applicable) * Raison sociale et adresse de la caisse. LA PARTICIPATION * Existence et contenu de l'accord de participation. Entreprises d'au moins 50 salariés. LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR * Entreprises d’au moins 50 salariés. LES MODALITÉS D’EXÉCUTION DES TRAVAUX À DOMICILE LES AFFICHAGES ÉLECTORAUX * Organisation des élections, liste électorale, modalités du scrutin, PV de carence. Après les élections, noms des membres du CSE et des commissions. Le défaut d’information des salariés sur les élections professionnelles peut entraîner leur annulation. LES SYNDICATS * Disponibilité des adresses des syndicats de salariés représentatifs dans la branche dont relève l’entreprise, sur le site du Ministère du travail. LES TEXTES RELATIFS À L’ÉGALITÉ DE RÉMUNÉRATION ENTRE LES HOMMES ET LES FEMMES * Articles L. 3221-1 à L. 3221-7 du Code du travail. L'INDEX DE L'ÉGALITÉ PROFESSIONNELLE * Entreprises d'au moins 50 salariés. LA LUTTE CONTRE LES DISCRIMINATIONS * Numéro de téléphone du service d’accueil téléphonique pour la prévention et la lutte contre les discriminations. Textes des articles 225-1 à 225-4 du Code pénal. LES TEXTES RELATIFS AU HARCÈLEMENT * Harcèlement sexuel : Article 222-33 du Code pénal, voies de recours civiles et pénales et coordonnées des autorités et services compétents. Harcèlement moral : Article 22233-2 du Code pénal. LA PROCÉDURE DE LANCEUR D'ALERTE * Procédure de recueil des signalements et de traitement des alertes élaborée par l'employeur. Entreprises d'au moins 50 salariés. Interrogez-nous, d’autres affichages peuvent être obligatoires pour votre entreprise, notamment en fonction de votre effectif ou de votre activité.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 16 Le Guide social de l'employeur 2024 OBLIGATOIRE POUR LES ÉTABLISSEMENTS D’AU MOINS 50 SALARIÉS Facultatif en dessous du seuil légal de 50 salariés (20 salariés avant le 1er janvier 2020). Interrogez-nous, sur les modalités de calcul du seuil d’effectif. LA RÉDACTION PAR L’EMPLOYEUR C’est à l’employeur qu’il revient d’établir le texte du règlement intérieur de l’entreprise. Le règlement intérieur s’impose aux salariés comme à l’employeur lui-même. Interrogez-nous, sur les modalités d’élaboration de votre règlement intérieur et sur les clauses pouvant être prévues par votre entreprise (alcool, drogue, neutralité, NTIC ...). UN CONTENU LIMITÉ L’hygiène et la sécurité ainsi que la discipline constituent la trame essentielle du règlement intérieur. • Dispositions en matière d’hygiène et de sécurité Le règlement intérieur doit rassembler l’ensemble des dispositions applicables que chaque salarié doit respecter, en vue de prendre soin de sa santé et de celle des autres personnes concernées, du fait de ses actes ou de ses omissions au travail. Il permet notamment d’encadrer le contrôle de l’alcoolémie au travail. • Dispositions en matière disciplinaire Le règlement intérieur doit fixer les règles générales et permanentes relatives à la discipline. Il fixe notamment la nature et l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur. Dans les entreprises où il est obligatoire, une sanction ne peut être prononcée contre un salarié que si elle est prévue par le règlement intérieur. Le règlement intérieur rappelle les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés et les dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes prévues par le Code du travail. Il rappelle aussi l'existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte. Assurez-vous que votre règlement intérieur ne comporte pas des clauses non conformes. Certaines clauses du règlement intérieur ne peuvent être imposées à tous les salariés, elles doivent être justifiées par la nature des tâches du salarié et proportionnées au but recherché. LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR 7 Ce qu’il faut savoir : L’élaboration d’un règlement intérieur est une obligation pour tous les employeurs occupant habituellement au moins 50 salariés. Mais sa mise en place peut également être utile dans les autres entreprises. Règlement intérieur
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 17 2024 Le Guide social de l'employeur LA CONSULTATION DU CSE Le règlement intérieur doit être soumis à l’avis préalable du comité social et économique. En l’absence de consultation du CSE, le règlement intérieur ne s’impose pas aux salariés. En cas de non-consultation, l’employeur encourt la sanction réprimant le délit d’entrave au fonctionnement du CSE, soit une amende de 7 500 €. LE CONTRÔLE DE L’INSPECTEUR DU TRAVAIL L’employeur doit transmettre à l’inspecteur du travail le texte du règlement intérieur et l’avis écrit du comité social et économique. L’inspecteur du travail procède à une vérification du contenu du règlement intérieur lorsque celui-ci lui est communiqué, mais aussi, ultérieurement, à tout moment. Par ailleurs, l’employeur peut demander à l’Inspecteur du travail de se prononcer de manière explicite sur la conformité de tout ou partie de son règlement intérieur, via une procédure de « rescrit ». L’inspecteur du travail peut exiger le retrait ou la modification de toute disposition non conforme. LES AUTRES FORMALITÉS DE DÉPÔT ET DE PUBLICITÉ Le règlement intérieur doit être déposé au greffe du conseil des prud’hommes. Il est porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche. Au besoin, il peut être accompagné de traductions en d’autres langues. Il doit être régulièrement mis à jour. Assurez-vous que toute modification ultérieure de votre règlement intérieur soit soumise à la même procédure de publicité. L’ENTRÉE EN VIGUEUR Le règlement intérieur mentionne sa date d’entrée en vigueur. Elle est au minimum postérieure d’un mois à la dernière formalité de publicité. Les infractions à l’une ou l’autre des dispositions concernant le règlement intérieur sont passibles d’une amende de 4ème classe (montant page 85). LA CHARTE INFORMATIQUE La mise en place d'une charte informatique permet à l'employeur de sécuriser l'utilisation de son système d'information par les salariés. C'est également un outil pour protéger les données personnelles. L’élaboration d’une charte informatique est soumise aux modalités d’adoption du règlement intérieur dans le cas où l’employeur souhaite édicter des règles de conduite pour l’utilisation des outils informatiques, ayant force obligatoire, dont le non respect est passible de sanctions disciplinaires. La mise en place d’une charte informatique n’est pas obligatoire mais vivement conseillée. L'employeur peut également élaborer une charte de sécurité dans le cadre du télétravail.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 18 Le Guide social de l'employeur 2024 LA MISE EN PLACE DU CSE Le comité social et économique remplace, depuis le 1er janvier 2020, les 3 instances représentatives qui existaient auparavant : les délégués du personnel (DP) dans les établissements occupant au moins 11 salariés ; le comité d’entreprise (CE) et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) dans les établissements occupant au moins 50 salariés. Le CSE doit être mis en place dans l’entreprise dès lors que son effectif atteint au minimum 11 salariés pendant 12 mois consécutifs. L'effectif est calculé selon les règles du droit du travail. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés composées d’au moins 2 établissements distincts, un CSE central et des CSE d’établissement doivent être mis en place. L’ORGANISATION DES ÉLECTIONS C’est à l’employeur qu’il appartient d’organiser les élections des représentants du personnel et leur renouvellement. Lorsque l’institution n’a pas été mise en place, un salarié ou une organisation syndicale peut, à tout moment, demander l’organisation d’élections. La durée du mandat des membres du CSE est de 4 ans. Un accord collectif de branche ou un accord d’entreprise peut fixer cette durée entre 2 et 4 ans. Lorsque à l’issue des 2 tours des élections, le CSE n’a pas pu être mis en place faute de candidat, un PV de carence doit être établi par l’employeur. LES ATTRIBUTIONS DU CSE DANS LES ENTREPRISES DE 11 À 49 SALARIÉS La délégation du personnel au CSE exerce partiellement les attributions qui incombaient aux délégués du personnel. Elle présente à l’employeur les réclamations individuelles ou collectives concernant les salaires, l’application du Code du travail, les conventions et accords collectifs. Elle contribue à promouvoir la santé, la sécurité et les conditions de travail. Elle réalise des enquêtes en matière d’accident du travail ou de maladie professionnelle. Elle saisit l’inspecteur du travail de toutes plaintes ou observations du personnel. Elle a un droit d’alerte en cas d’atteinte aux droits des personnes. LES ATTRIBUTIONS DU CSE DANS LES ENTREPRISES D’AU MOINS 50 SALARIÉS Les membres du CSE exercent les attributions qui incombaient aux DP, CE et CHSCT. Attributions économiques : la mission du CSE est d’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à LE COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE 8 Ce qu’il faut savoir : Le Comité social et économique (CSE) est l’instance représentative élue du personnel dans l’entreprise. Tous les employeurs d’au moins 11 salariés doivent avoir mis en place un CSE.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 19 2024 Le Guide social de l'employeur l’organisation, à la formation professionnelle et aux techniques de production notamment au regard des conséquences environnementales de ces décisions. Attributions sur la santé, la sécurité et les conditions de travail : le CSE procède à l’analyse des risques professionnels, contribue à faciliter l’accès des femmes à tous les emplois, propose des actions de prévention des harcèlements, procède à des inspections en matière de santé et de sécurité. Attributions sociales et culturelles : prestations développées en faveur des salariés et de leur famille. Le seuil de 50 salariés est réputé atteint dès lors que l'entreprise l'atteint ou le dépasse pendant 12 mois consécutifs. LES MOYENS D’ACTION DU CSE Le nombre d’élus du CSE varie en fonction de l’effectif (1 titulaire et 1 suppléant dans les entreprises de 11 à 24 salariés). Les membres titulaires disposent de crédits d’heures de délégation pour mener à bien leurs missions (10H par mois par titulaire dans les entreprises de moins de 50 salariés), d’un local et d’un panneau d’affichage, d’une formation en matière de santé, sécurité et conditions de travail d'au moins 5 jours. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est doté de la personnalité civile. Il dispose d’un budget de fonctionnement égal à 0,2 % de la masse salariale (0,22 % dans les entreprises d’au moins 2 000 salariés) et d’un budget des activités sociales et culturelles déterminé par accord collectif. Ses membres bénéficient d’une formation économique. Dans ces mêmes entreprises, l’employeur doit mettre en place une base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) qui rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes du CSE. Une large part est laissée à la négociation pour aménager les conditions de fonctionnement du CSE. Interrogez-nous, sous certaines conditions, il est possible de transférer une partie du montant de l’excédent annuel du budget de fonctionnement du CSE vers le financement des activités sociales et culturelles ou inversement. LA PROTECTION DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL Les salariés membres du CSE ne peuvent faire l’objet d’un licenciement, individuel ou collectif ou d’une rupture conventionnelle, sans l’autorisation de l’inspecteur du travail, pendant toute la durée de leur mandat et les 6 mois qui suivent. Cette mesure vise aussi, pour une durée de 6 mois, les candidats aux élections. Le licenciement sans autorisation est jugé nul. Le salarié a droit à réintégration et indemnisation. LE DÉLIT D’ENTRAVE L’entrave à la mise en place ou au fonctionnement d’une institution représentative du personnel est un délit. De plus l’absence de mise en place du CSE, peut avoir des conséquences importantes dans les situations où la loi oblige leur consultation (inaptitude physique, licenciement économique, activité partielle…). L’atteinte à la constitution du CSE est passible d’une peine d’emprisonnement d’1 an et d’une amende de 7 500 €. L’entrave au fonctionnement du CSE est sanctionnée par une amende de 7 500 €. LE DÉLÉGUÉ SYNDICAL La désignation d’un délégué syndical peut intervenir dans une entreprise ou un établissement d’au moins 50 salariés. Dans les entreprises de moins de 50 salariés, les syndicats représentatifs peuvent désigner un membre de la délégation du personnel au CSE comme délégué syndical. Il exerce un rôle de représentation du syndicat auquel il appartient et de négociateur des conventions ou accords collectifs.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 20 Le Guide social de l'employeur 2024 LES PRINCIPAUX CAS DE RECOURS À UN CDD Le CDD ne peut être conclu que dans des cas prévus par la loi et pour l’exécution d’une tâche précise et temporaire : • Le remplacement d’un salarié, • L ’accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise, • L es emplois à caractère saisonnier ou ceux pour lesquels il est d’usage de recourir à un CDD, • L e remplacement du chef d’entreprise, • L ’embauche dans le cadre de la politique de l’emploi (contrat de professionnalisation, apprentissage, contrat senior...), • Le CDD à objet défini pour les ingénieurs et les cadres. Interrogez-nous, pour éviter de conclure un CDD dans un cas interdit par la loi. En aucun cas, un CDD ne doit pourvoir un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise. LA FORME DU CONTRAT À DURÉE DÉTERMINÉE Le CDD doit être établi par écrit, à défaut il est reputé conclu pour une durée indéterminée. Le défaut de signature de l’une des parties est assimilé à l’absence d’écrit. Il doit être remis au salarié dans les 2 jours de son embauche. Il doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires : motif du contrat, date de fin de contrat, poste occupé, durée de la période d’essai… Le CDD doit comporter la définition précise de son motif, à défaut il peut être requalifié en CDI. L’employeur est également passible dans ce cas d’une amende de 3 750 €. LA PÉRIODE D’ESSAI La durée maximale légale est de 1 jour par semaine, dans la limite de 2 semaines pour un CDD de 6 mois ou moins. Elle est de 1 mois maximum pour un CDD de plus de 6 mois. L’employeur ou le salarié qui met fin au contrat au cours de la période d’essai doit éventuellement respecter un délai de prévenance (se reporter à la Fiche 13). Lorsque le contrat ne comporte pas de terme précis, la période d’essai est calculée par rapport à la durée minimale du contrat. LA DURÉE DU CDD Le CDD peut être conclu : • De date à date : dans ce cas sa durée est de 18 mois maximum, renouvellement compris, le contrat ne pouvant être renouvelé que 2 fois, LE CONTRAT À DURÉE DÉTERMINÉE 9 Ce qu’il faut savoir : Le contrat à durée déterminée est une forme dérogatoire de contrat de travail soumis à une réglementation stricte. Un CDD qui ne respecte pas les règles édictées par la loi peut être requalifié en CDI. à noter qu’une convention collective étendue peut assouplir certaines règles régissant les CDD.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 21 2024 Le Guide social de l'employeur • Sans terme précis : dans ce cas le terme du contrat sera lié à la réalisation de l’objet du contrat. Ce type de CDD doit prévoir une durée minimale. Interrogez-nous, la durée maximale du contrat et les conditions de son renouvellement varient selon les cas de recours au CDD. Votre convention collective peut également prévoir des dispositions spécifiques. LES DROITS DU SALARIÉ EN CDD Pendant son contrat, le salarié titulaire d’un contrat à durée déterminée dispose des mêmes droits que les autres salariés de l’entreprise : durée du travail, rémunération, indemnisation maladie, élection des représentants du personnel, avantages sociaux… Le salarié en CDD, ayant au moins 6 mois d'ancienneté, peut demander à l'employeur de l'informer des postes en CDI à pourvoir. LA RUPTURE DU CDD Le CDD ne peut être rompu avant son terme sauf : accord entre les parties, faute grave, force majeure ou à l’initiative du salarié qui justifie d’une embauche en contrat à durée indéterminée. En dehors de ces cas, la rupture prématurée du contrat entraîne : • L’obligation pour l’employeur de verser au salarié des dommages et intérêts d’un montant au moins égal à la rémunération que le salarié aurait perçue jusqu’à la fin du contrat, • L a possibilité pour le salarié d’être condamné à verser à l’employeur des dommages et intérêts correspondant au préjudice subi par l’entreprise. Evaluez bien vos besoins en personnel avant la conclusion d’un CDD et l’opportunité du choix de ce type de contrat. Depuis le 1er septembre 2022 est mis en place un mécanisme de bonus-malus sur la cotisation patronale d'assurance chômage visant à inciter l'emploi durable et à pénaliser la succession de contrats courts dans certains secteurs d'activité. LA SUCCESSION DE CDD Des contrats à durée déterminée ne peuvent être conclus successivement sur un même poste sans que soit respecté un délai de carence entre les 2 contrats (sauf cas d’exception) : • 1/3 de la durée du contrat, renouvellements inclus, pour les contrats supérieurs à 14 jours, • La moitié de la durée du contrat, renouvellements inclus, pour les contrats inférieurs à 14 jours. Des aménagements peuvent être prévus par une convention collective étendue. LA FIN DU CDD Le CDD cesse de plein droit à l’arrivée du terme prévu au contrat. Si le contrat se poursuit au-delà du terme, il devient à durée indéterminée. À la fin du contrat, le salarié perçoit : • U ne indemnité de précarité égale à 10 % de la rémunération brute totale versée au cours du CDD (sauf cas d’exception), • U ne indemnité compensatrice de congés payés, quelle que soit la durée du contrat. Interrogez-nous, l’employeur doit mettre en place une procédure spécifique quand il souhaite que la relation de travail en CDD se poursuivre en CDI dans les mêmes conditions d’emploi. En effet, si un demandeur d'emploi a refusé à 2 reprises, au cours des 12 mois précédents, une proposition de CDI faite dans ces conditions, le bénéfice de l'allocation chômage ne peut lui être ouvert.
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