LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2024 JURIDIQUE COMMERCIAL COMPTABILITÉ FISCALITÉ INFORMATIQUE
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© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 3 2024 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE À jour au 1er juillet 2024 JURIDIQUE 1 La responsabilité du dirigeant 4 2 Les baux commerciaux 6 3 L’attestation de vigilance du donneur d'ordre 8 4 Les formalités consécutives à la clôture de l’exercice 10 5 Les règles de publication des comptes sociaux annuels 12 6 Les délais de conservation des documents pour les entreprises 16 7 Les délais de prescription 18 8 La protection des données (RGPD) 20 9 Les mentions obligatoires d’un site internet 22 10 Le devis 24 COMMERCIAL 11 Les mentions obligatoires sur les factures 26 12 La facturation électronique 31 13 Le commerce électronique 34 14 Les modes de règlement 36 15 Les délais de paiement 38 COMPTABILITÉ 16 L’organisation générale de la comptabilité 40 17 Les achats / Fournisseurs 46 18 Les ventes / Clients 48 19 Les stocks 50 20 La trésorerie 51 21 La fiscalité 53 22 La gestion du personnel 54 23 L’imposition des résultats des entreprises 55 FISCALITÉ 24 L’impôt sur les sociétés 58 25 L’imposition des dividendes 59 26 Les régimes de Taxe sur la Valeur Ajoutée 60 27 Les échanges intra et extra communautaires 62 28 Bien tenir sa caisse 64 29 Les obligations en matière de logiciel de caisse ou de caisse enregistreuse 66 30 La dématérialisation du ticket de caisse 68 31 Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) 71 32 La déclaration d'occupation des locaux d'habitation 73 INFORMATIQUE 33 Le matériel et les logiciels 75 34 La sauvegarde 76
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 4 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2024 LA RESPONSABILITÉ PÉNALE DU DIRIGEANT La responsabilité pénale du dirigeant d’entreprise peut être engagée dès qu’un texte pénal est enfreint, y compris s'il n'a pas personnellement participé à l'infraction et même si aucun préjudice n’est constaté. Cependant cette même responsabilité pourra être dégagée si le dirigeant démontre qu'il n'était pas en mesure d'influencer le comportement de l'auteur de l'infraction. La responsabilité pénale du dirigeant d’entreprise peut être mise en cause pour plusieurs types d’infractions, comme par exemple : • La fraude fiscale, • Le faux et usage de faux en écriture, • Le détournement de fonds, • La négligence des règles de sécurité, • Les infractions douanières, • Les infractions environnementales, • La tromperie sur la qualité du produit vendu. L’action pénale est toujours engagée par le ministère public, qui représente les intérêts de la société et est incarné par un magistrat représentant l’État. LA RESPONSABILITÉ CIVILE DU DIRIGEANT La responsabilité du dirigeant sera engagée s’il est démontré qu’il a commis une faute, source pour l’entreprise ou pour les tiers, d’un préjudice réparable. Si plusieurs dirigeants ont participé à l’infraction, c’est solidairement que leurs responsabilités individuelles seront engagées. Le tribunal déterminera la part contributive de chacun dans la réparation du dommage. SANCTION Parallèlement à l’action pénale, les victimes (personnes physiques ou personnes morales) de l’infraction peuvent se constituer parties civiles, c’est-à-dire demander la réparation du dommage subi auprès du juge. L’action en responsabilité civile peut être engagée : • Par un associé ou un tiers ayant subi personnellement un dommage (action individuelle), • Par une des personnes qualifiées suivante lorsqu’il s’agit de réparer un préjudice subi par la société (action de groupe) : - un associé agissant individuellement, - des associés, représentant au moins 10 % du capital, - des créanciers, dans le cadre d’une procédure collective. Juridique LA RESPONSABILITÉ DU DIRIGEANT 1 Ce qu’il faut savoir : En devenant chef d’entreprise, le créateur change de statut. Il prend la direction de son activité professionnelle, et s’engage personnellement au bon accomplissement de ses travaux (ou de ceux effectués par ses salariés). Il pourra voir sa responsabilité engagée en cas de faute.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 5 2024 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE À l’égard des tiers, la responsabilité civile du dirigeant, pour faute, ne peut être engagée que si sa faute est séparable de ses fonctions et qu’elle peut lui être imputée personnellement. Et par exemple : • L e fait pour le dirigeant de confier à un salarié un véhicule dépourvu d’assurance ; si le salarié avait un accident et qu’il blesse quelqu’un, le dirigeant pourrait voir sa responsabilité civile personnelle engagée, • L e fait pour un dirigeant d’une entreprise du bâtiment de ne pas souscrire une assurance décennale, • L e fait pour un dirigeant d’une entité de dépasser les pouvoirs qui lui sont attribués par les statuts ou une assemblée générale en souscrivant un emprunt dont le montant est plus élevé que celui autorisé, • L e fait pour un dirigeant de commettre une « faute de gestion » dont la définition n’est donnée que par la jurisprudence et qui s’étend de la simple imprudence jusqu’à des manœuvres frauduleuses. SANCTION Les dirigeants « de fait » encourent les mêmes sanctions et responsabilités que les dirigeants de droit. LA RESPONSABILITÉ PÉNALE DE LA PERSONNE MORALE Une personne morale (société civile ou commerciale, association, GIE, collectivité territoriale…) peut être condamnée pénalement lorsqu’une infraction a été commise pour son compte par l’un de ses organes de direction ou par toute personne, au titre d’une délégation de pouvoir. Sa responsabilité peut être engagée même si le texte prévoyant l’infraction ne l’envisage pas. Le cas échéant, le Comité Social et économique (CSE) de l’entreprise doit être informé des poursuites pénales engagées contre la société. Les sanctions sont adaptées à la nature juridique de l’entité et à la gravité de l'infraction : • La dissolution de l’entité, • L’interdiction de faire appel public à l'épargne, • D'exercer certaines activités, • L e plafond maximum des amendes est 5 fois supérieur à celui applicable aux personnes physiques. Chaque entité est dotée d'un casier judiciaire qui récapitule l'ensemble de ses condamnations. Il peut être obtenu par certains organismes comme l'Autorité des marchés financiers (AMF) ou l'administration et les collectivités locales. SANCTION La responsabilité des personnes morales n'exclut pas pour autant celle du chef d'entreprise qui peut être prononcée pour une même infraction.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 6 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2024 CHAMP D’APPLICATION • Les entreprises qui exercent une activité industrielle, commerciale, artisanale ou libérale, • L’immeuble doit servir à l’exploitation d’un fonds de commerce ou artisanal ou à l’exercice d’une activité libérale. ATTENTION La conclusion d’un bail commercial n’est possible que si l’immeuble est affecté administrativement à l’exercice d’une activité professionnelle. FORME DU BAIL Aucune forme particulière pour la validité du contrat de bail. ATTENTION Le bail verbal est totalement déconseillé, il pose des problèmes de preuve (existence et contenu). DURÉE La durée minimale est de 9 ans. Il peut être plus long mais ne peut avoir une durée indéterminée. RÉSILIATION Le locataire peut, sauf clause contraire du bail, le résilier à l’expiration d’une période de 3 ans (d’où l’expression « bail 3-6-9 »). NB : avertir le bailleur au moins 6 mois à l’avance par acte d’huissier. Il n’a droit à aucune indemnité. Si le bail commercial s’est poursuivi après sa date d’expiration (tacite prolongation), il prend fin, en cas de congé donné avec un préavis de 6 mois, à la fin du trimestre civil. Le locataire peut également résilier le bail commercial à tout moment en cas de retraite ou d’invalidité. Le bailleur a la même faculté s’il désire construire, reconstruire l’immeuble existant, le surélever ou exécuter des travaux de restauration immobilière. ATTENTION Si le bail se poursuit au-delà de 12 ans, le loyer n’est plus plafonné mais fixé d’après la valeur locative du local. DROIT AU RENOUVELLEMENT Pour qu’il y ait renouvellement il faut que : • L’ancien bail ait pris fin, • L e locataire soit immatriculé au RCS ou au RM. Juridique LES BAUX COMMERCIAUX 2 Ce qu’il faut savoir : Les baux sont les contrats par lesquels un propriétaire loue un immeuble à un locataire. Ils présentent des avantages considérables pour le locataire, notamment grâce à la règle du plafonnement du loyer et le droit au renouvellement du bail. Il n’est pas possible de convenir de l’application de ce statut en dehors du champ d’application légal, ni de l’écarter (sauf convention d’occupation précaire et bail de courte durée).
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 7 2024 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE INDEMNITÉ D’ÉVICTION En fin de bail, si le propriétaire ne souhaite pas le renouveler, il doit verser au locataire une indemnité d’éviction. Son montant est fonction des conséquences pour le locataire (perte de la clientèle ou non). En général, elle correspond à la valeur vénale du fonds de commerce, ou à la valeur du droit au bail si elle est supérieure. Le locataire doit quitter le local dans un délai de 3 mois à compter du versement de l’indemnité. NB : tant que l’indemnité ne lui a pas été versée, le locataire ne peut pas être contraint de quitter les lieux. LOYER Il est libre dans la limite des cas de plafonnement et déterminé lors de la conclusion du bail. Il peut faire l’objet d’une révision légale ou contractuelle lors de son renouvellement. PLAFONNEMENT DU LOYER Cette règle s’applique lors de la révision du montant du loyer. Le taux de variation du loyer ne peut excéder la variation intervenue depuis la fixation du loyer de l’ILC (1) (pour les activités commerciales) et l’ILAT (1) (pour les autres activités). (1) Indices publiés trimestriellement par l’INSEE. NB : les variations de l’ILC et de l’ILAT sont moins importantes que celles de l’ICC qui n’est plus un indice de référence du bail commercial depuis septembre 2014. LA RÉVISION CONTRACTUELLE Le bail peut prévoir une clause d’indexation des loyers, tout en respectant la règle du plafonnement. La révision est calculée par rapport à l’indice connu à la date de la signature (figurant dans le bail) et l’indice connu au moment de la révision. LA RÉVISION TRIENNALE Indépendamment d’une clause d’indexation, les parties peuvent, lorsque le loyer est applicable depuis au moins 3 ans, solliciter sa révision. LA RÉVISION LORS DU RENOUVELLEMENT À l’occasion du renouvellement du bail, le loyer peut être déplafonné si 2 conditions sont remplies : • Motif de déplafonnement tel qu’une modification des caractéristiques du local, de l’activité autorisée dans le bail, des obligations des parties au contrat..., • Cette modification a une incidence directe sur l’activité exercée et entraîne une variation de plus de 10 % de la valeur locative. En vertu de la loi du 18 juin 2014, l’augmentation du loyer du bail renouvelé est limitée, pour une année, à 10 % du montant du loyer payé l’année précédente : un lissage s’applique tous les ans jusqu’à ce que la totalité de l’augmentation soit intégrée dans le loyer. Cette règle s’applique aux contrats conclus ou renouvelés à compter du 1er septembre 2014. LA SOUS-LOCATION Toute sous-location totale ou partielle est interdite sauf : • Lorsqu’une clause du bail l’autorise expressément, • Lorsque le propriétaire donne son accord express ultérieurement (lettre ou avenant au bail). ATTENTION Dans certains cas la fin de la sous-location peut entraîner un changement de régime fiscal.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 8 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2024 PERSONNES CONCERNÉES Sont concernés les particuliers et les professionnels, personnes physiques ou personnes morales, de droit privé ou de droit public. Le donneur d’ordre est celui qui confie la réalisation d’un ouvrage à une autre personne. Il est à l’initiative des opérations de conception, d’élaboration, de fabrication, de mise en œuvre d’un ouvrage qu’il confie à un professionnel et dont il est le destinataire ou le bénéficiaire final. Le prestataire ou sous-traitant est le professionnel cocontractant, quelle que soit sa nationalité, établi ou domicilié en France ou dans un autre pays, qui réalise effectivement les travaux ou exécute la prestation de services objets du contrat. OPÉRATIONS CONCERNÉES Il s’agit des contrats d’un montant au moins égal à 5 000 € TTC portant sur : • L’exécution d’un travail, • La fourniture d’une prestation de services, • L ’accomplissement d’un acte de commerce. Il convient de prendre en considération le montant global de l’opération même si celle-ci fait l’objet de plusieurs paiements ou facturations. La fourniture de l’attestation de vigilance et sa vérification concernent donc tous types de prestations, tels les contrats de production, de fabrication, de transformation, de réparation, de construction, de fourniture, de vente, de travaux agricoles, de prestations de services, matérielles, intellectuelles ou artistiques, de transport, de sous- traitance industrielle ou de travaux. DOCUMENTS À PRODUIRE Lors de la conclusion du contrat et tous les 6 mois jusqu’à la fin de l’exécution du contrat, le prestataire (ou sous-traitant) doit produire : • L’attestation de fourniture de déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions sociales datant de moins de 6 mois (émanant de l’organisme chargé du recouvrement). Il s’agit d’une « attestation de vigilance », • Un extrait Kbis ou justificatif d’inscription au répertoire des métiers ou récépissé du dépôt de déclaration auprès d’un centre de formalités des entreprises lorsque l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers n’est pas obligatoire ou ne peut être justifiée (ex : société en cours d’immatriculation), Juridique L’ATTESTATION DE VIGILANCE DU DONNEUR D'ORDRE 3 Ce qu’il faut savoir : Afin de prévenir le travail dissimulé, toute personne qui conclut un contrat portant sur un montant d’au moins 5 000 € (ou des contrats successifs) doit vérifier, lors de la conclusion du contrat et tous les 6 mois jusqu’à la fin de l’exécutionducontrat,quesoncocontractantremplitsesobligationslégales en matière de travail dissimulé.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 9 2024 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE • L’habilitation à exercer une profession réglementée, • Si le sous-traitant emploie des travailleurs étrangers, il communique la liste nominative des salariés étrangers employés en précisant pour chacun : sa date d’embauche, sa nationalité, le type et le numéro du titre valant autorisation de travail. ATTENTION Lorsque le donneur d’ordre est un particulier qui contracte, pour son usage personnel, l’obligation de vigilance est allégée. Le particulier doit se faire remettre un seul document parmi ceux énumérés ci-dessus. SANCTION Toute personne qui ne procède pas aux vérifications exigées engage sa responsabilité. Il est tenu solidairement avec le sous-traitant : • Au paiement des impôts, taxes et cotisations obligatoires dus au Trésor et aux organismes de protection sociale, y compris pénalités et majorations, • Au paiement des rémunérations et charges dues au titre de l’emploi de travailleurs dissimulés, • Le cas échéant, au remboursement des sommes correspondant au montant des aides publiques reçues par celui qui est coupable de travail dissimulé. De plus, l’Urssaf peut procéder à l’annulation des réductions ou exonérations des cotisations et contributions dont a bénéficié le donneur d’ordre qui n’a pas vérifié la situation de ses sous-traitants, alors qu’ils ont recouru au travail dissimulé. L’annulation s’applique pour chacun des mois au cours desquels le donneur d’ordre n’a pas respecté ses obligations, dans la limite de 15 000 € pour une personne physique et de 75 000 € pour une personne morale. CONTRÔLE DE L’AUTHENTICITÉ Le donneur d’ordre doit systématiquement s’assurer de l’authenticité de l’attestation de vigilance. Ce contrôle est réalisable sur la page d’accueil du site www.urssaf.fr. Pour aller plus loin sur vos questions liées à votre qualité d’employeur, retrouvez nos réponses dans le guide social de l’employeur.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 10 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2024 DÉCLARATION FISCALE ANNUELLE DE RÉSULTATS Elle fait apparaître le résultat imposable de l’entreprise et retrace le passage du résultat comptable au résultat fiscal. Lorsque le régime d’imposition est un régime réel (et non pas micro), l’entreprise doit déclarer son résultat au plus tard : • Dans les 3 mois de sa clôture, si l’exercice ne correspond pas à l’année civile, • En mai de chaque année (2ème jour ouvré suivant le 1er mai) si l’exercice coïncide avec l’année civile (clôture le 31/12). L’entreprise doit télédéclarer ses résultats quelle que soit la nature de son impôt (IR ou IS). Il ne faut pas confondre cette déclaration professionnelle avec la déclaration faite au titre des revenus du foyer fiscal. SANCTION Les entreprises qui déposent en retard leur liasse fiscale/ déclaration de résultat encourent des pénalités de retard et une autre sous forme de majoration d’impôt sur le revenu ou d’impôt sur les sociétés. La pénalité de retard est de 0,4 % de l'impôt dû par mois peut importe le motif du retard. Puis c'est une majoration d'impôt de 10 % à 80 % en fonction des cas. Les entreprises qui ont clôturé en cours d’année disposent de 3 mois maximum après la clôture des comptes pour déposer leur liasse fiscale au SIE. NB : La transmission des fichiers contenant les données déclaratives est effectuée et gérée par votre expert-comptable. AFFECTATION DU RÉSULTAT Pour les sociétés commerciales, l’assemblée générale ordinaire doit approuver les comptes de l’exercice écoulé et décider de l’affectation du résultat dans les 6 mois de la clôture de l’exercice. Cette décision d’affectation figure dans le projet de résolutions de l’assemblée générale ordinaire approuvant les comptes de l’exercice. À partir du résultat de l’exercice, tel qu’il ressort des comptes que l’assemblée vient d’approuver, il convient de déterminer le bénéfice distribuable dont l’assemblée a la libre disposition et dont elle devra choisir l’affectation. • Bénéfice distribuable : c’est le bénéfice de l’exercice diminué des éventuelles pertes antérieures ainsi que des sommes à porter en réserve en application de la loi ou des statuts et augmenté des éventuels reports bénéficiaires, Juridique LES FORMALITÉS CONSÉCUTIVES À LA CLÔTURE DE L'EXERCICE 4 Ce qu’il faut savoir : La clôture de l’exercice comptable entraîne de nombreuses formalités fiscalesetjuridiques,quidoiventêtreexécutéesdansdesdélaistrèsprécis. Ces formalités ne sont pas les mêmes selon la forme juridique de votre entreprise, la nature de l’impôt sur les bénéfices (IR ou IS), le résultat bénéficiaire ou déficitaire de l’exercice.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 11 2024 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE • Réserve légale : dans les SARL et les sociétés par actions, il est fait sur le bénéfice de l’exercice (diminué le cas échéant des pertes antérieures) un prélèvement de 5 % affecté à la réserve légale. Ce prélèvement cesse d’être obligatoire lorsque la réserve légale atteint 10 % du capital social, • Réserves statutaires : les statuts peuvent imposer d’affecter une certaine part des bénéfices à un ou plusieurs fonds de réserve. Sur décision de l’assemblée des associés, le bénéfice distribuable pourra alors être affecté totalement ou partiellement en réserve, en report à nouveau ou distribué aux associés. NB : La mise en paiement des dividendes doit avoir lieu dans les 9 mois au maximum après la clôture de l’exercice. DÉPÔT DES COMPTES ANNUELS Le dépôt des comptes annuels est obligatoire pour : • T outes les sociétés anonymes (SA, SAS, SASU, SCA), • Toutes les sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL), • Les sociétés en nom collectif (SNC) dont les associés sont des SARL ou des SA, • L es sociétés d’exercice libéral (SELAS, SELURL, SELASU), • Les coopératives agricoles ou unions coopératives agricoles (sous certaines conditions). Le dépôt des comptes annuels s’effectue au greffe du Tribunal de commerce où est situé leur siège social. Ce dépôt doit être effectué dans un délai d’un mois à compter de leur approbation par l’assemblée générale ordinaire, soit 7 mois maximum après la date de clôture de leur exercice. En cas de non-dépôt, l’entreprise en infraction est passible d’une amende. Ce délai est prolongé d’un mois en cas de dépôt en ligne. Les documents à déposer au greffe du tribunal de commerce d’une entreprise sont composés : • Des comptes annuels (bilan, compte de résultat et le cas échéant de l’annexe), • De la proposition d’affectation du résultat et de la résolution votée de son affectation, • Du rapport du commissaire aux comptes pour les sociétés qui en sont dotées (ou d'une mention de l'avis du commissaire aux comptes - favorable avec ou sans observation, avec ou sans réserve, de l'avis défavorable ou de l'absence d'avis - lorsque la moyenne entreprise opte pour un dépôt de ses comptes annuels simplifiés - cf. fiche suivante). Les sociétés non « cotées » sont dispensées du dépôt du rapport annuel de gestion. Le cas échéant, elles doivent seulement tenir le rapport annuel de gestion à la disposition de toute personne qui en fait la demande.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 12 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2024 OBLIGATION DE DÉPÔT ET DE PUBLICITÉ Rappel des éléments faisant l’objet d’un dépôt au Greffe du Tribunal de commerce. LES COMPTES SOCIAUX ANNUELS Après chaque clôture, les entreprises sont tenues d’adresser au Greffe du Tribunal de commerce leurs comptes annuels qui sont constitués des éléments suivants : • Le bilan, • Le compte de résultat, • L’annexe. Ces éléments, publiés par le Greffe, deviennent consultables par tout intéressé. Toutefois, certaines entreprises, en fonction de leur taille, ont la possibilité de demander la confidentialité (totale ou partielle) de leurs comptes annuels. CAS DES MICRO-ENTREPRISES Les micro-entreprises, ont la possibilité de ne pas rendre public leurs comptes annuels. Attention, il ne s’agit pas du régime fiscal des micro- entrepreneurs. En pratique et à compter des exercices ouverts au 1er janvier 2024, les micro-entreprises doivent remplir au moins 2 des 3 critères suivants : • Total de bilan de moins de 400 000 €, • Chiffre d’affaires net de moins de 900 000 €, • Nombre moyen de salariés inférieur à 10. Pour bénéficier de la non- publication des comptes, les micro- entreprises doivent adresser une déclaration de confidentialité, via un formulaire téléchargeable en ligne, au moment du dépôt des comptes annuels. En effet, cette possibilité est une option, elle n’est donc pas automatique même si l’entreprise remplit les critères requis ! ATTENTION La confidentialité des comptes annuels ne signifie pas qu’ils ne doivent plus être déposés auprès du Greffe ! Juridique LES RÈGLES DE PUBLICATION DES COMPTES SOCIAUX ANNUELS 5 Ce qu’il faut savoir : L’obligationdedépôtdescomptessociauxannuelsestassortied’uneobligation de publicité. Cettedernièredoitpermettreàtoutintéressé,d’apprécierl’évolutiondans le temps, de la solvabilité de l’entreprise et de sa solidité financière. Un allègement de l’obligation de publicité des comptes annuels a été mis en place pour certaines entreprises.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 13 2024 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE CAS DES PETITES ENTREPRISES Depuis le 6 août 2016, les petites entreprises, au sens de la Directive européenne, ont la possibilité de demander à ce que leur compte de résultat ne soit pas rendu public. Sont considérées comme des petites entreprises, pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2024, les entreprises qui ne dépassent pas au moins 2 des3 critères suivants : • Total de bilan de 7,5 M€, • Chiffre d’affaires net de moins de 15 M€, • Moins de 50 salariés. Tout comme pour les micro- entreprises, les petites entreprises qui souhaitent bénéficier de cette option devront adresser une demande de déclaration de confidentialité au Greffe, lors du dépôt de leurs comptes annuels. ATTENTION Pour les petites entreprises, seul le compte de résultat ne sera pas rendu public ! CAS DES MOYENNES ENTREPRISES Les moyennes entreprises peuvent bénéficier de l'option de publication simplifiée de leurs comptes annuels pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2024 et à condition qu'elles ne dépassent pas au moins 2 des 3 critères suivants : • Total de bilan < à 25 M€, • Chiffre d'affaires net < à 50 M€, • Moins de 250 salariés. La publication des comptes annuels simplifiés s'accompagne simplement d'une mention de l'avis favorable, avec ou sans réserve, de l'avis défavorable ou de l'absence d'avis des commissaires aux comptes. En cas d'avis sans réserve, le fait que les commissaires aux comptes aient attiré l'attention des dirigeants sur un point particulier est également mentionné. EXCEPTIONS À LA CONFIDENTIALITÉ DES COMPTES ANNUELS Il existe des exceptions à prendre en compte. En effet, certaines petites entreprises ne peuvent pas bénéficier de l’option de confidentialité, si : • Elles appartiennent à un groupe, • S ’il s’agit d’établissements de crédit et/ou de sociétés de financement, • S i ce sont des entreprises d’assurance et de réassurance, • Si l’activité de ces entreprises consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (holding).
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 14 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2024 EN CAS DE DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ Lorsqu’une micro-entreprise ou une petite entreprise adresse une déclaration de confidentialité, le greffier informe les tiers. En parallèle, un certificat est délivré à la société dépositaire, attestant que les comptes annuels ont bien été déposés mais qu’ils ne sont pas communicables aux tiers. À noter : si la déclaration de confidentialité a pour effet que les tiers ne peuvent pas consulter les éléments financiers de la société dépositaire, ces informations restent consultables par les administrations, les autorités judiciaires et la Banque de France. DÉPÔT DES COMPTES : À SAVOIR Les entrepreneurs individuels (commerçants, artisans, professions libérales, auto-entrepreneurs...) ne sont pas concernés par l’obligation de dépôt des comptes sociaux annuels. SANCTION En cas d’oubli ou de retard dans le dépôt des comptes annuels, des relances sont faites par le Greffe. Si ces dernières restent sans effet, le Président du Tribunal est avisé et met en place une procédure d’injonction de dépôt des comptes sociaux sous astreintes. La société peut ainsi être pénalisée d’une amende pouvant aller de 1 500 € à 3 000 €. SPÉCIFICITÉ POUR L'ANNEXE COMPTABLE L’ordonnance n° 2014-86 du 30 janvier 2014 a allégé les obligations de dépôt des comptes annuels. Les micro-entreprises n’ont plus à déposer l’annexe comptable. Seuls le bilan et le compte de résultat doivent être communiqués lors du dépôt des comptes annuels. ATTENTION Certaines informations financières comme la rémunération des entrepreneurs individuels assujettis à l’impôt société nécessitent tout de même d’être incluses dans une note annexée au bilan et au compte de résultat. Catégorie Ne dépasse pas 2 des 3 seuils Bilan Chiffres d'affaires Effectifs Micro-entreprise Anciens seuils 350 K€ 700 K€ 10 Nouveaux seuils 450 K€ 900 K€ 10 Petite entreprise Anciens seuils 6 M€ 12 M€ 50 Nouveaux seuils 7,5 M€ 15 M€ 50 Moyenne entreprise Anciens seuils 20 M€ 40 M€ 250 Nouveaux seuils 25 M€ 50 M€ 250 Grande entreprise Si 2 des 3 seuils de la moyenne entreprise sont dépassés Évolution des seuils de définition des entreprises
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 15 2024 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE Catégorie Présentation des comptes annuels Dépôt au greffe Rapport de gestion Bilan et compte de résultat Annexe Dépôt Confidentialité Microentreprise Présentation simplifiée Art. L. 123-16 du Code de Commerce Dispense d'établissement d'annexe - Art. L. 123-16 -1 du CdC Obligatoire Possibilité de ne pas rendre public la totalité des comptes annuels Art. L. 232-25 du CdC Dispense d'établissement du rapport de gestion Art. L. 232-1 du CdC Petite entreprise Présentation simplifiée - Art. L. 123-16 du CdC Annexe simplifiée Art. L. 123-16 du CdC Annexe abrégée Art. L. 123-25 du CdC Obligatoire Possibilité de ne pas rendre public le compte de résultat Art. L. 232-25 du CdC Dispense d'établissement du rapport de gestion Art. L. 232-1 du CdC Moyenne entreprise Présentation simplifiée du compte de résultat Bilan de base Art. L. 123-16 du CdC Annexe de base ou abrégée Art. L. 123-25 du CdC Obligatoire Possibilité de publier une présentation simplifiée du bilan et de l'annexe Obligatoire Grande entreprise Présentation du bilan et du compte de résultat de base Annexe de base ou abrégée - Art. L. 123-25 du CdC Obligatoire Pas de confidentialité des comptes Obligatoire Obligations déclaratives des comptes annuels par taille d'entreprise
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 16 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2024 DOCUMENTS CIVILS ET COMMERCIAUX Type de document Durée de conservation Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Pièce justificative : bon de commande, bon de livraison ou de réception, facture client et fournisseur… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Type de document Durée de conservation Contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans Contrat par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans Correspondance commerciale 5 ans Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) 5 ans Document de transport de marchandises 5 ans Déclaration en douane 3 ans Police d’assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 5 ans à partir de la fin de la protection Dossier d’un avocat 5 ans à partir de la fin du mandat PIÈCES COMPTABLES Juridique LES DÉLAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS POUR LES ENTREPRISES 6 Ce qu’il faut savoir : Tout document émis ou reçu par une entreprise dans le cadre de son activité doit être conservé durant certaines durées minimales. Ces délais de prescription peuvent varier en fonction de la nature du document.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 17 2024 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE DOCUMENTS FISCAUX Type de document Durée de conservation Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Traité de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) 5 ans Registre de titres nominatifs, registre des mouvements de titres, ordre de mouvement, registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration 5 ans à partir de la fin de leur utilisation Feuille de présence et pouvoirs, rapport du gérant ou du conseil d’administration, rapport des commissaires aux comptes 3 derniers exercices Type de document Durée de conservation Aides au titre du fonds de solidarité (et assimilées comme l’aide de prise en charge des coûts fixes Art. 3-1 du D2020-317) 5 ans Impôt sur le revenu et les sociétés 6 ans (par ex., les éléments concernant les revenus de 2017, déclarés en 2018, doivent être conservés jusqu’à la fin 2023) Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), Bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 6 ans (par ex., les éléments concernant les revenus de 2020, déclarés en 2021, doivent être conservés jusqu’à la fin 2026) Impôt sur les sociétés pour des SARL (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) 6 ans Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 6 ans Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 6 ans Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) 6 ans Type de document Durée de conservation Bulletin de paie (double papier ou forme électronique) 5 ans Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié Documents relatifs aux contrats de travail, salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte, régimes de retraite… 5 ans Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, vérification et contrôle du CSE (ex-CHSCT), déclaration d’accident auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans DOCUMENTS SOCIAUX (SOCIÉTÉS COMMERCIALES) GESTION DU PERSONNEL
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 18 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2024 LES PRINCIPAUX DÉLAIS À RETENIR 5 ans - Délai de droit commun pour les actions personnelles ou mobilières. « Les consommateurs disposent donc d’un délai de 5 ans pour rechercher la responsabilité contractuelle ou délictuelle des professionnels (à l’exception des dommages corporels dont la durée de prescription est de 10 ans). Ainsi, les actions entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants se prescrivent désormais par 5 ans ». 10 ans - Délai de prescription : • En cas de dommages corporels, (à partir de la date de consolidation du dommage), • Pour exécuter une décision de justice (judiciaire ou administrative), • De la responsabilité des constructeurs d’ouvrage et de leurs sous-traitants. 30 ans - Délai de prescription : • Pour les actions réelles immobilières, • La réparation des dommages à l’environnement, • Des actions réelles immobilières (autres que celles, imprescriptibles, qui visent un droit de propriété ou ses attributs). POINT DE DÉPART DES DÉLAIS Le délai de droit commun de 5 ans a un point de départ « flottant ». Le Code civil prévoit que c’est « le jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits permettant de l’exercer ». INTERRUPTION ET SUSPENSION DU DÉLAI La prescription peut être interrompue ou suspendue. En cas d’interruption, un nouveau délai recommence à courir à compter de la date de l’acte interruptif (ex. un procès-verbal, un acte de poursuite, un acte d’instruction). La suspension de la prescription en arrête temporairement le cours sans effacer le délai déjà couru. NB : La suspension est à distinguer de l’interruption qui fait courir un nouveau délai, de même durée que l’ancien. Deux nouvelles causes de suspension des délais de prescription : la médiation et la conciliation qui sont deux procédures en matière de règlement des litiges. Juridique LES DÉLAIS DE PRESCRIPTION 7 Ce qu’il faut savoir : La prescription désigne la durée au-delà de laquelle une action en justice, civile ou pénale, n’est plus recevable. La prescription est un mode légal d’acquisition(prescriptionacquisitive)oud’extinction(prescriptionextinctive) de droits, par le simple fait de leur possession pendant une certaine durée.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 19 2024 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE AMÉNAGEMENT CONVENTIONNEL DE LA PRESCRIPTION Un aménagement conventionnel de la prescription est permis, sauf entre un professionnel et un consommateur (cf. supra). Les parties peuvent en augmenter le délai dans une limite fixée à 10 ans ou le réduire avec une limite fixée à un an. LES RÈGLES SPÉCIFIQUES AU DROIT DE LA CONSOMMATION 2 ans - Délai de prescription pour les actions engagées par les professionnels à l’encontre des consommateurs, pour les biens et services qu’ils fournissent à ces derniers. Les aménagements conventionnels du délai de prescription entre un professionnel et un consommateur sont interdits. Garantie légale de conformité : L’action en garantie de conformité, doit être engagée par le consommateur dans les 2 ans, à compter de la délivrance du bien. Assurances : Les actions relatives à un contrat d’assurance se prescrivent au bout de 2 ans à compter de l’événement qui y donne naissance ou à compter du jour où les intéressés ont connaissance du sinistre. Avocats : L’action en responsabilité se prescrit par 5 ans à compter de la date de la fin de leur mission. Construction immobilière : Les actions d’origines contractuelles (comme le manquement à son devoir de conseil - hors garantie biennale) se prescrivent par 10 ans. Déménageurs : Les actions en responsabilité contre les déménageurs sont prescrites au bout d’un an. Commissaire de justice et notaires : Les demandes en taxe et les actions en restitution de frais indus se prescrivent par 5 ans à compter du jour du paiement ou du règlement de l’action en restitution. Une exception, l’action en responsabilité contre l’huissier pour la perte - ou la destruction - des pièces qui lui avaient été confiées est prescrite au bout de 2 ans. Locations immobilières : Toutes les actions du locataire rentrent dans les délais de prescription de droit commun soit 5 ans - à l’exception de la réparation des dommages corporels (liés à un vice du logement) - 10 ans. Autre exception, les actions en nullité et répétition (sommes indues versées par le locataire) se prescrivent par 3 ans. Établissements de crédit : Les actions de l’emprunteur sont prescrites dans un délai de 5 ans à compter de la date de la conclusion définitive du contrat. Une exception : le crédit à la consommation, les actions en paiement engagées contre l’emprunteur doivent être formulées dans les 2 ans de l’événement qui leur a donné naissance. Téléphone et internet : Les actions en responsabilité se prescrivent dans le droit commun. En revanche les demandes de remboursement doivent être présentées dans le délai d’un an à compter du jour du paiement. DÉLAI DE PRESCRIPTION OU DÉLAI DE FORCLUSION La forclusion est plus rigoureuse que la prescription, elle fonctionne de façon inévitable : lorsqu’un texte précise qu’un droit doit être exercé dans un certain délai, « à peine de forclusion » ou « à peine de déchéance », ce délai ne peut être suspendu que par une citation en justice ou un acte d’exécution forcée.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 20 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2024 À QUI S’ADRESSE LE RGPD ? Ce règlement s’adresse à l’ensemble des entreprises établies dans l’Union européenne (UE) ou aux entreprises dont les activités de traitement sont liées à l’offre de biens ou de services dans l’UE, ainsi qu’à leurs sous-traitants, dès lors qu’ils collectent et traitent des données visant des résidents européens. QU’EST-CE QU’UNE DONNÉE À CARACTÈRE PERSONNEL ? Aux termes de l’article 4.1 du RGPD, on entend par « données à caractère personnel », toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Une « personne physique identifiable » est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. QU’EST-CE QU’UN TRAITEMENT DE DONNÉES PERSONNELLES ? Un « traitement de données personnelles » est une opération, ou un ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement). Exemples de traitement : la tenue d’un fichier de ses clients, la collecte de coordonnées de prospects via un questionnaire, la mise à jour d’un fichier de fournisseurs, etc. Un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé : les fichiers papier sont également concernés et doivent être protégés dans les mêmes conditions. À chaque traitement de données doit être assigné un objectif, qui doit bien évidemment être légal et légitime au regard de votre activité professionnelle. Exemple : vous collectez sur vos clients de nombreuses informations : lorsque vous effectuez une livraison, éditez une facture ou proposez une carte de fidélité. Toutes ces opérations sur ces données constituent votre traitement de données personnelles ayant pour objectif la gestion de votre clientèle. Juridique LA PROTECTION DES DONNÉES (RGPD) 8 Ce qu’il faut savoir : Le Règlement général sur la protection des données* (RGPD) est entré en vigueur, dans tous les pays de l’Union européenne, le 25 mai 2018. Il remplace la Directive sur la protection des données personnelles adoptée en 1995. * Règlement 2016/679 du Parlement et du Conseil européens du 27 avril 2016.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 21 2024 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE COMMENT METTRE EN OEUVRE LE RGPD ? Pour être en conformité avec le RGPD, les entreprises doivent : • Réaliser l’inventaire des traitements de données personnelles, • Évaluer leurs pratiques et mettre en place des procédures (notification des violations de données, gestion des réclamations et des plaintes, etc), • Identifier les risques associés aux opérations de traitement et prendre les mesures nécessaires à leur prévention, • Maintenir une documentation assurant la traçabilité des mesures. À QUOI SERT LA FONCTION DE DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES (DPO) ? Le RGPD rend obligatoire la nomination d’un DPO dans les organismes privés ou publics dont « les activités de base exigent un suivi régulier et systématique à grande échelle des personnes concernées » ou lorsque « le traitement est effectué par une autorité publique ou un organisme public », à l’exception des juridictions. Le rôle du DPO est, d’une part, de garantir la conformité des traitements de données avec les principes de protection de la sphère privée, tels que fixés par le RGPD, et, d’autre part, de gérer les relations entre les personnes concernées (employés, clients) et les autorités de contrôle. QUELLES SONT LES SANCTIONS ENCOURUES EN CAS DE NON-RESPECT DU RGPD ? En cas de contrôle, l’entreprise doit prouver qu’elle a fait le nécessaire pour respecter le RGPD. À défaut, les autorités de contrôle, dont la CNIL (Commission nationale informatique et libertés), peuvent imposer des sanctions administratives pouvant aller jusqu’à 4 % du CA réalisé au niveau mondial (au cours de l’exercice précédent) ou 20 M€, le montant le plus élevé étant retenu. En cas d’incident, une notification d’attaque informatique ou de faille de sécurité entraînant des fuites d’information à caractère personnel doit être réalisée auprès de la CNIL sous 72 heures. L’entreprise victime de cette fuite de données doit également avertir tous ses clients et salariés par lettre recommandée avec AR. Pour en savoir plus, rapprochez- vous de votre expert-comptable. Le délai accordé pour mettre en conformité les sites et applications mobiles aux règles en matière de traceurs a pris fin le 31 mars 2021. L’évolution des règles applicables, clarifiées par les lignes directrices et la recommandation de la CNIL, marque un tournant et un progrès pour les internautes, qui pourront désormais exercer un meilleur contrôle sur les traceurs en ligne et repose sur 2 éléments : • Des internautes clairement informés des finalités des traceurs, • Refuser les traceurs doit être aussi simple que les accepter. Quelques exemples récents de sanctions qui ont été infligées par la CNIL : • Utilisations à des fins de prospection commerciale des données fournies par des courtiers en données, sans s’assurer que les personnes concernées avaient valablement consenti à être démarchées : - 525 000 € le 04 avril 2024, - 310 000 € le 31 janvier 2024. • Non-respect des obligations en matière de durée de conservation des données et de sécurité des données : - 100 000 € le 31 janvier 2024. • Manquement à l’information des chauffeurs : - 10 000 000 € le 11 décembre 2023 en coopération avec l’autorité néerlandaise. PLAN STRATÉGIQUE 2022-2024 Les orientations stratégiques de la CNIL pour la période de 2022 à 2024 se déclinent en 3 axes prioritaires : • Favoriser la maîtrise et le respect des personnes sur le terrain, • Promouvoir le RGPD comme atout de la confiance pour les organismes, • Prioriser des actions de régulations ciblées sur des sujets à fort enjeu pour la vie privée.
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 22 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE 2024 Les mentions obligatoires sur les sites Internet sont régies par plusieurs lois, dont notamment : • La loi Informatique et Libertés, datant du 6 janvier 1978, • La loi pour la confiance dans l’économie numérique, datant du 21 juin 2004, • Le Règlement général sur la protection des données ou RGPD, entré en vigueur le 25 mai 2018. Pour une personne physique (micro-entreprise ou entreprise individuelle) Pour une personne morale (société) Identité Nom et prénom • Raison sociale • Forme juridique • Montant du capital social Coordonnées • Adresse du domicile • Adresse de courrier électronique ou numéro de téléphone pour contacter l’entreprise • Adresse du siège social • Adresse de courrier électronique ou numéro de téléphone pour contacter l’entreprise Mentions relatives à la propriété intellectuelle • Pour les images, illustrations, photographies utilisées : il faut faire figurer leur propriété intellectuelle • Pour les textes issus d’une source qui n’est pas l’entreprise, il faut obtenir l’autorisation de l’auteur ou tout du moins citer la source du texte Mentions relatives à l’hébergement du site Identification de l’hébergeur : • Nom • Raison sociale • Adresse • Numéro de téléphone SYNTHÈSE DES MENTIONS OBLIGATOIRES SUR UN SITE INTERNET Juridique 9 Ce qu’il faut savoir : Sur Internet, tous les sites web, qu’ils soient destinés à un usage personnel ou professionnel, doivent faire figurer obligatoirement un certain nombre d’informations. Celles-ci ont pour but d’informer le visiteur et de responsabiliser l’éditeur. LES MENTIONS OBLIGATOIRES D’UN SITE INTERNET
© - ATH tous droits réservés - Édition 2024 23 2024 LE GUIDE DU CHEF D'ENTREPRISE Pour les activités commerciales Numéro d’inscription au Registre du commerce et des sociétés (RCS) Pour les activités artisanales Numéro d’immatriculation au Répertoire des métiers (RM) Pour les assujettis à la TVA Numéro individuel d’identification (le numéro de TVA intracommunautaire) Pour les activités soumises à un régime d’autorisation Nom et adresse de l’autorité ayant délivré votre autorisation d’exercer Pour les activités réglementées Référence aux règles professionnelles applicables pour son activité réglementée : • Titre professionnel • État membre dans lequel a été octroyé le titre professionnel • Nom de l'ordre ou de l'organisme professionnel auprès duquel elle est inscrite Pour les sites marchands Conditions générales de vente (CGV) Pour les sites d’information • Nom du directeur de la publication • Nom du responsable de la rédaction (le cas échéant) • Coordonnées de l’hébergeur du site MENTIONS COMPLÉMENTAIRES OBLIGATOIRES SELON L’ACTIVITÉ EXERCÉE En cas de collecte des données personnelles des internautes (nom, prénom, adresse mail, photo, etc), il est nécessaire de recueillir le consentement de l’internaute pour la collecte de ces éléments et l’informer concernant le motif et l’usage des données collectées. Afin de respecter le devoir d'information au moment de la collecte des données personnelles, il convient de donner accès aux informations suivantes : • Identité et coordonnées de l’organisme responsable du traitement des données, • Coordonnées du délégué à la protection des données (DPO), ou d’un point de contact sur les questions de : - Protection des données personnelles, - Base juridique du traitement de données (consentement de l’internaute, respect d’une obligation prévue par un texte, exécution d’un contrat, etc.) - F inalités des données collectées (pour prise de décisions automatisée, pour prévenir la fraude, parce que les informations sont requises par la réglementation, etc.) - Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données et les conséquences pour la personne en cas de non fourniture des données, - Destinataires ou catégories de destinataires des données, - Durée de conservation des données, - Transferts des données à caractère personnel envisagés à destination d'un État n'appartenant pas à l'Union européenne, LES SANCTIONS EN CAS DE NON-RESPECT DES OBLIGATIONS D’INFORMATION L’absence des CGV sur le site internet est puni d’une amende de 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale. Tout manquement à l'obligation d'informer sur la durée de disponibilité des pièces détachées est puni d’une amende de 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale. L'absence de la fonctionnalité de résiliation sur le site internet est puni d'une amende de 15000 € pour une personne physique et 75 000 € pour une personne morale. Le traitement informatique des données recueillies sans consentement est puni de 5 ans d'emprisonnement et de 300 000 € d'amende.
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